Iratkezelési tanácsadás

Az egyetemi szaklevéltár törvényben meghatározott feladata, hogy az egyetemi szervezeti egységek iratkezelési munkájához segítséget nyújtson. Ez magába foglalja a selejtezés vagy a levéltárba adás előkészítésében nyújtott szaktanácsadást és a jegyzőkönyvek záradékolását (vagyis a selejtezések engedélyezését, illetve a levéltárba kerülő anyag átadás-átvételét!).
A szervezeti egységek irattárainak vizsgálata, költöztetése során gyakran felmerülő probléma, hogy a régebben keletkezett iratok közül mit mennyi ideig kell helyben megőrizni, mit kell átadni nekünk, illetve mit lehet selejtezni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy az egyetem jelenleg hatályos és azt azt megelőző iratkezelési szabályzatait elérhetővé tesszük.

Iratkezelési Szabályzat

MKKE 1987, BCE 2001

Irattári Terv

MKKE 1987, BCE 2001

Átadás-átvételi jegyzőkönyv

A maradandó értékű iratok illetékességből történő átvétele: a levéltárnak átadás és a levéltárba szállítás pontos menete  megtalálható az Iratkezelési szabályzatban. Jelenleg raktárhiány miatt csak részlegesen tudunk eleget tenni iratátvételi kötelezettségünknek. Ez más szempontból is csorbát szenved: az egyetemi iratképző szervek nem mindig teljesítik az iratok megfelelő előzetes rendezését, selejtezését, ami nyilván sok esetben feltételrendszerbeli hiányosságokra vezethető vissza. Ám ennek következtében a levéltárakba frissen bekerülő iratok gyakran indokolatlanul sok selejtet tartalmaztak/tartalmaznak, főként ha „tűzoltó” jelleggel történik az átadás-átvétel (pl. költözés miatt). Mindez jelentősen megnöveli a feldolgozó munkát és így hátráltatja a raktári kapacitáshiány lehetőség szerinti csökkentését, vagyis további anyagok átvételét, így a szervekre nehezedő kötelezettségek csökkentését. (MINTA)

Selejtezési jegyzőkönyv

Selejtezés engedélyezése: a szervezeti egységeknél keletkező, de az irattári terv értelmében bizonyos idő után selejtezhető, levéltárba nem átadandó iratok esetében.
Iratselejtezési jegyzőkönyv (minta, docx)

Szervnyilvántartó lap

Szervellenőrzés, vagyis a szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése: ez történhet személyesen és/vagy kérdőíves felméréssel. A szervezeti egységek, illetve a tőlük bekerült iratok pontos, naprakész nyilvántartása a levéltár egyik alapfeladata, erre már országosan egységes elektronikus nyilvántartó rendszer létezik, melyet a BCE Levéltárában is használnak. Jogszabály szerint 5 évenként felül kell(ene) vizsgálni a szervezeti egységeknél található ún. irattári anyagot. (ŰRLAP)